La contratación de servicios por parte de las comunidades de propietarios, generalmente sigue un proceso que implica la participación activa de los mismos, y se rige por las normativas que las Leyes y los Reglamentos establezcan para esta posibilidad.
La Comunidad tendrá que:
- Identificar las necesidades: identificar la necesidad de un servicio específico, ya sea mantenimiento, obras, servicios de limpieza, administración, seguridad etc…
- Convocar Asamblea: el presidente de la comunidad de vecinos o el administrador, en su caso, convocará una asamblea general de propietarios donde se discutirán y propondrán los servicios que se requieran.
- Presentación de las propuestas: en la Asamblea, las empresas interesadas en proporcionar el servicio pueden presentar sus propuestas.
- Debate y votación: los propietarios pueden hacer sus propuestas y realizar preguntas a los representantes de las empresas. Sin entrar en este post sobre las cuotas necesarias para la toma de acuerdos, se procederá a la votación y se seleccionará la empresa o profesional que llevará a cabo el servicio.
QUÉ TIPO DE SERVICIOS PUEDE CONTRATAR LA COMUNIDAD
- Obras o mantenimiento: si la comunidad decide realizar obras de reparación, renovación o mantenimiento en áreas comunes del edificio, pueden contratar a empresa para llevarlo a cabo.
- Servicios de limpieza: En lugar de depender de los residentes para la limpieza de las áreas comunes, la comunidad puede contratar a una empresa de limpieza o persona física que realice esas labores.
- Administración de la finca: la comunidad de vecinos puede contratar a un administrador de fincas para que se encargue de la cuestión financiera, legal y administrativa del edificio.
- Servicios de seguridad y conserjería: la comunidad decide implementar medidas de seguridad adicionales como la contratación del personal de seguridad o la instalación de servicios de vigilancia.
- Servicios de jardinería y piscinas: mantenimiento de áreas verdes y jardines en las zonas comunes e igualmente el mantenimiento de piscinas y servicios de asistencia al bañista.
En algunos casos sucede que la comunidad de propietarios es “el empleador”, por ejemplo, en el caso de contratar a un conserje directamente y no por medio de una empresa. En estos casos la Comunidad tendrá que cumplir unos requisitos previos:
1º INSCRIBIR A LA COMUNIDAD COMO EMPRESARIO: tiene que solicitar a la Seguridad Social un Código Cuenta de Cotización que le identificará como empresario ante la Seguridad Social y le permitirá ingresar las cotizaciones derivadas de los trabajadores a su cargo.
2º DAR DE ALTA AL TRABAJADOR: se le asigna a esa cuenta de cotización y desde ese momento se considerará trabajador de esa Comunidad.
3º FIRMA DEL CONTRATO DE TRABAJO: se formaliza el contrato con el trabajador que va a prestar sus servicios a la Comunidad.
4º REGISTRO DEL CONTRATO.
5º ELABORACIÓN DE UN PLAN DE RIESGOS LABORALES: en estos casos puede ser asumido por el presidente o administrador en representación de la Comunidad. El Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el trabajo (INSHT) pone en estos casos a su servicio, una evaluación de riesgos simplificada y de fácil comprensión para la planificación preventiva.
6º COMUNICACIÓN DE APERTURA DEL CENTRO DE TRABAJO: la Comunidad tiene la obligación de comunicar, ante la autoridad laboral, la apertura del centro de trabajo.
7º INCLUSIÓN EN EL REGISTRO DE EMPRESA EXENTAS DE AUDITORÍA, ya que tienen menos de 50 trabajadores.
8º DAR DE ALTA A LA COMUNIDAD EN EL CENSO DE RETENEDORES.
9º INSCRIPCIÓN DE UN FICHERO DE PERSONAL EN LA AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS para dar cumplimiento a la Ley Orgánica de Protección de datos.
