Las inmobiliarias trabajamos continuamente con datos de personas que por Ley están protegidos. Para ello, se nos exige cumplir un control exhaustivo en el tratamiento de los mismos y en la cesión que podemos llegar a hacer con ellos para la realización de cualquier trámite.
Adaptar la inmobiliaria a la normativa de protección de datos tiene que ser una de las prioridades a nivel empresarial, ya que los controles que se realizan para su debido cumplimiento son importantes, y las sanciones por el incumplimiento de su normativa, puede llegar a costar millones de euros a la empresa.
En nuestro caso, cuando un cliente se pone en contacto con nosotros, ya sea para comprar, vender o arrendar una propiedad, vamos a solicitarle sus datos personales que irán ampliándose hasta obtener la información necesaria que requieran las distintas operaciones, y así, empezando por solicitar sus datos de contacto, necesitaremos ir recabando información más detallada si le ofrecemos opciones de financiación, llegando en su caso a ahondar en datos más sensibles al necesitar constatar la razón del patrimonio en algunas operaciones.
DOCUMENTOS QUE TIENE QUE TENER UNA INMOBILIARIA.
Hay una serie de documentos que debemos tener disponibles en todo momento por si los solicitara la autoridad de control:
- Registro de actividades de tratamiento: es una especie de diario de abordo donde se tiene que anotar cuantas acciones se vayan realizando para el cumplimiento de la normativa de protección de datos. Permite demostrar que realmente cumples con la normativa, por lo que debe ser revisado y actualizado periódicamente.
- Informe de Análisis de Riesgos: se diseñan las medidas técnicas y organizativas que la inmobiliaria debe implantar para la protección de datos.
- Evaluación de impacto: será necesario evaluar en cada caso dicha necesidad.
- Acuerdos de Confidencialidad: la inmobiliaria tiene que archivar la copia de estos acuerdos firmados, tanto por los trabajadores como por los responsables de los servicios externos que deban tener acceso a datos de carácter personal.
- Cláusulas en los Contratos: como agentes inmobiliarios formalizamos contratos con terceros previa suscripción de la correspondiente NOTA DE ENCARGO. Así, llegado el caso, firmaremos contratos de depósito, de arras, etc, que deberán incorporar la información sobre quién va a tratar sus datos, con qué finalidad y cuánto tiempo vamos a ser conservados.
La inmobiliaria tendrá que firmar un contrato de TRATAMIENTO CON TERCEROS, es decir, con las empresas que vayan a tener acceso a los datos personales tanto de los propios trabajadores como de clientes. Nos referimos, entre otros, a la empresa encargada de la informática o aquéllas que puedan acceder a los datos para confección de nóminas.
La normativa de protección de datos personales, permite a los usuarios el ejercicio de derechos ante el responsable del tratamiento, siendo estos, el acceso, rectificación, oposición, supresión, limitación del tratamiento y portabilidad.
La importancia del consentimiento en la Web: en la web deben aparecer los textos exigidos por la Ley de Protección de datos y actualizar la política de privacidad, la política de cookies y la LSSI: aviso legal. Cuando un cliente introduce sus datos en nuestra web, tiene que dar el consentimiento expreso indicándolo en la casilla al efecto, siendo informado de la finalidad que se les va a dar a sus datos personales para que consienta.
Es primordial adaptar tu inmobiliaria a la normativa de protección de datos si no quieres llevarte una buena multa.
